Το επιχειρηματικό τοπίο έχει αλλάξει για πάντα, με πολλούς οργανισμούς να αναγκάζονται να επανασχεδιάσουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες για να επιβιώσουν και να ευδοκιμήσουν σε ένα νέο ανταγωνιστικό, ψηφιακά βελτιωμένο περιβάλλον. Για να επιτύχουν οι επιχειρήσεις στο μέλλον, πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να αυτοματοποιήσουν τις ροές εργασίας τους για να αυξήσουν την απόδοση και να ενισχύσουν τη συνολική παραγωγικότητα.
Ο αυτοματισμός στις επιχειρήσεις αφαιρεί την ανάγκη των ανθρώπων να εκτελούν επαναλαμβανόμενες και κοσμικές εργασίες με το χέρι. Γνωστή και ως αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPA), αυτή η προσέγγιση αυτοματοποιεί τις επιχειρηματικές διαδικασίες και τις ροές εργασιών τεκμηρίωσης αξιοποιώντας προκαθορισμένους επιχειρηματικούς κανόνες, μεταδεδομένα και τεχνητή νοημοσύνη (AI). Όταν οι επιχειρήσεις αναπτύσσουν μια στρατηγική BPA, μπορούν να βελτιστοποιήσουν την απόδοση επένδυσης (ROI), να βελτιώσουν την ικανοποίηση των εργαζομένων, να ικανοποιήσουν τους ενδιαφερόμενους και να εμπνεύσουν την εμπιστοσύνη των πελατών. Χωρίς BPA, οι επιχειρήσεις τείνουν να ακολουθούν χρονοβόρες, δαπανηρές, μονότονες και επιρρεπείς σε σφάλματα χειροκίνητες διαδικασίες.
Στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον, οι οργανισμοί όλων των μεγεθών έχουν έτοιμη πρόσβαση σε καινοτόμες πλατφόρμες που μπορούν να αυτοματοποιήσουν και να εξορθολογίσουν τις βασικές διαδικασίες από άκρο σε άκρο. Υπάρχουν τρεις βασικές επιχειρηματικές ροές εργασίας που κάθε επιχείρηση πρέπει να αυτοματοποιήσει για να ευδοκιμήσει στο «νέο κανονικό» τοπίο:
1. Διαχείριση εγγράφων
Οι χειροκίνητες διαδικασίες εγγράφων είναι χρονοβόρες, επιρρεπείς σε σφάλματα και οδηγούν σε ακριβό λειτουργικό κόστος που εξακολουθεί να επικρατεί σε πάρα πολλές βασικές διαδικασίες. Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων διευκολύνει την εύρεση και τον έλεγχο εγγράφων, μειώνοντας τον χρόνο που αφιερώνεται σε ατελείωτες αναζητήσεις για έγγραφα. Στην πραγματικότητα, οι επιχειρήσεις μπορούν να ψηφιοποιήσουν όλα τα έγγραφά τους και να περάσουν σχεδόν 100% χωρίς χαρτί, διασφαλίζοντας παράλληλα τη συμμόρφωση με τις κατευθυντήριες γραμμές για την ασφάλεια των πληροφοριών και τις κανονιστικές οδηγίες. Η σωστή πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων θα διασφαλίσει ότι η πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου είναι πάντα ασφαλής και εύκολα προσβάσιμη για επιτόπου και απομακρυσμένους υπαλλήλους. Θα διευκολύνει επίσης οποιαδήποτε μετατροπή εγγράφων χωρίς χαρτί σε PDF με δυνατότητα αναζήτησης.
2. Οικονομική διαχείριση
Τα οικονομικά είναι ένα από τα τμήματα όπου ένα λάθος θα μπορούσε να κοστίσει σε μια επιχείρηση χιλιάδες δολάρια, αν όχι περισσότερα. Οι πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων BPA μπορούν να εκτελούν συνήθεις, κουραστικές ροές εργασιών οικονομικής διαχείρισης, όπως συμφωνία λογαριασμού, δημιουργία ημερολογίου, προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων και τιμολόγηση. Αυτό αφήνει στους υπαλλήλους περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερου επιπέδου, όπως η διαχείριση των ταμειακών ροών, ο προϋπολογισμός και η πρόβλεψη και ο έλεγχος των εσόδων και των δαπανών. Διευκολύνει επίσης την ηλεκτρονική υπογραφή οποιουδήποτε τύπου εγγράφου, επιτρέποντας σε οποιονδήποτε να υπογράφει με ασφάλεια έγγραφα όπως συμβόλαια, παραγγελίες και τιμολόγια από οπουδήποτε.
3. Ανθρώπινο δυναμικό (HR)
Η εξουθένωση, οι υψηλότερες μισθολογικές απαιτήσεις και η υποεκτίμηση είναι μερικοί από τους λόγους πίσω από την υψηλή εργασιακή κινητικότητα της Αυστραλίας. Ενώ το BPA δεν μπορεί να θεραπεύσει τη «μεγάλη παραίτηση», μπορεί να δώσει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας και να αφιερώσουν λιγότερο χρόνο σε επαναλαμβανόμενες, μη αυτόματες ροές εργασίας. Το BPA μπορεί επίσης να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση αρχείων για τα τμήματα HR. μπορεί να κάνει τις πληροφορίες εύκολα προσβάσιμες, διασφαλίζοντας παράλληλα την απαιτούμενη διακυβέρνηση και συμμόρφωση και επιτρέπει στους διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού να επιδιώκουν περισσότερες εργασίες προστιθέμενης αξίας. Τέλος, το BPA βοηθά τους διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού να δημιουργούν, να επεξεργάζονται και να διανέμουν πολιτικές σύμφωνα με τα πρότυπα και τους κανονισμούς απασχόλησης που μπορούν να υπογραφούν με ασφάλεια, να ανακληθούν ή να αφαιρεθούν όταν είναι απαραίτητο.
Οι επιχειρήσεις που εφαρμόζουν BPA αποκαλύπτουν πραγματικές, απρόσκοπτες διαδικασίες βελτιστοποίησης για έγγραφα, έργα και άλλες ροές εργασίας. Μπορεί να παρέχει την ελευθερία στις επιχειρήσεις να αναθέτουν αυτόματα συγκεκριμένες εργασίες υψηλότερης αξίας στους υπαλλήλους, ελαχιστοποιώντας την ανάγκη να ολοκληρώσουν χρονοβόρες εργασίες χειροκίνητα και βελτιώνοντας την ικανοποίηση των εργαζομένων. Το BPA μπορεί να εξορθολογίσει και να ενοποιήσει τις διαδικασίες εξέτασης εγγράφων, έγκρισης και υπογραφής. Μπορεί επίσης να αυτοματοποιήσει τα δικαιώματα ορατότητας και επεξεργασίας σε κάθε κατάσταση ροής εργασίας καθώς τα στοιχεία μετακινούνται στον κύκλο ζωής τους.
Με μια καινοτόμο πλατφόρμα λογισμικού που βασίζεται σε μεταδεδομένα, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποτρέψουν το ανθρώπινο λάθος, να εξαλείψουν κοσμικές και επαναλαμβανόμενες εργασίες και να εντοπίσουν και να επιλύσουν σημεία συμφόρησης που εμποδίζουν την επιχειρηματική απόδοση. Δεν υπήρξε ποτέ καλύτερος χρόνος για τις επιχειρήσεις να ξεκινήσουν ένα μετασχηματιστικό ταξίδι προς την αυτοματοποίηση ροής εργασιών και να βιώσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, σημαντική απόδοση επένδυσης (ROI), καλύτερη εμπειρία πελάτη και εργασία υψηλότερης ποιότητας.
.