Πώς να αξιοποιήσετε την τεχνητή νοημοσύνη για πιο αποτελεσματική, δεσμευτική ενσωμάτωση

Στο κέντρο της οροφής της Καπέλα Σιξτίνα είναι η πιο διάσημη εικόνα: Το χέρι του Θεού που απλώνει τον Αδάμ και το αντίστροφο. Η πιο πρωταρχική και βαθιά στιγμή σύνδεσης, που απαθανατίστηκε και αποδόθηκε σε μπογιά και γύψο, αντικατοπτρίζει τόσο καλά το γεγονός ότι η στιγμή της σύνδεσης είναι τόσο σημαντική για εμάς, ως ανθρώπους, ως άτομα.

Το ίδιο ισχύει και στις καθημερινές μας αλληλεπιδράσεις όταν είμαστε έξω. Συνδέουμε. Ωστόσο, πολλές επιχειρήσεις αδυνατούν να κατανοήσουν ότι οι πιο σημαντικές στιγμές σύνδεσης μεταξύ ενός εργοδότη και ενός νέου εργαζομένου συμβαίνουν σε αυτές τις πολύ φευγαλέες πρώτες αλληλεπιδράσεις προτού αφομοιωθούν πλήρως στην επιχείρηση. Τις πρώτες ώρες και μέρες κατά τη διάρκεια επιβίβαση — όταν ένας υποψήφιος μεταβαίνει σε νέο υπάλληλο — ορίστε πώς αντιλαμβάνεται ένα νέο μέλος της ομάδας την υπόλοιπη εταιρεία και, όπως δείχνουν οι μελέτες, βάλτε στο μυαλό τους πόσο καιρό είναι πιθανό να μείνουν.

Σε μια πρόσφατη έρευνα σε περισσότερους από 1.000 εργαζόμενους πλήρους απασχόλησης, το 86% συμφώνησε ακράδαντα ότι η ενσωμάτωση είναι σημαντική για τη μελλοντική τους επιτυχία. Το 49% έφτασε στο σημείο να πει ότι μπήκε στον πειρασμό να αφήσει μια νέα δουλειά μετά από μια κακή εμπειρία ενσωμάτωσης, όπως απροετοίμαστους διευθυντές ή υπερβολική γραφειοκρατία.

Υποστήριξη των εργαζομένων όταν τη χρειάζονται περισσότερο

Όταν ένας νέος εργαζόμενος αισθάνεται ανεπιθύμητος, ασήμαντος ή απλώς παραμελημένος, μπορεί να δημιουργήσει μια τόσο κακή εντύπωση στον εργοδότη του που να μην ανακάμψει ποτέ.

Πώς μπορούν λοιπόν οι επιχειρήσεις να κάνουν καλύτερη δουλειά από αυτές τις βασικές πρώτες μέρες; Πώς μπορεί μια επιχείρηση να μειώσει το άγχος μιας νέας πρόσληψης, να κάνει την επιβίβαση πιο ομαλή και αποτελεσματική και, ουσιαστικά, να προσφέρει μια πιο ανθρώπινη σύνδεση;

Όπως σε τόσα άλλα μέρη στον επιχειρηματικό κόσμο, τεχνητή νοημοσύνη (AI) Η τεχνολογία προσφέρει ορισμένες λύσεις που οι επιτυχημένες επιχειρήσεις υιοθετούν ήδη γρήγορα.

Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για την παροχή μιας ομαλής και φιλόξενης εμπειρίας ενσωμάτωσης είναι απλώς ότι τα άτομα που επιφορτίζονται με αυτήν είναι συχνά ήδη υπερφορτωμένα με άλλες δραστηριότητες. Η προσέλκυση μιας νέας πρόσληψης γίνεται μια άσκηση πυρκαγιάς της τελευταίας στιγμής έναντι ενός χεριού από τον εταιρικό ουρανό που απλώνει το χέρι για να δημιουργήσει νέες συνδέσεις. Τα άτομα κατακλύζονται από τη διαχείριση των υπαρχουσών ομάδων ή την ενασχόληση με μυριάδες άλλες διαδικασίες για να αφιερώσουν χρόνο και ενέργεια στη φροντίδα του νεοσύστατου υπαλλήλου όταν, δυστυχώς, πιθανότατα το χρειάζονται περισσότερο.

Η δύναμη των chatbots

Μπείτε στον τελευταίο γύρο εικονικών βοηθών συνομιλίας. Ή, πιο καθομιλουμένη, chatbots.

Η εισαγωγή chatbot που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη σε μια διαδικασία που ήδη στερείται ανθρώπινης ζεστασιάς μπορεί να φαίνεται κακή ιδέα. Ωστόσο, η προσέγγιση μπορεί και βοηθά στη γρήγορη και αποτελεσματική μείωση του άγχους, στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και στην παροχή μιας πιο ανθρώπινης εμπειρίας.

Τα chatbot AI έχουν μερικά μοναδικά χαρακτηριστικά που τα καθιστούν ιδανικά για τη συχνά ελαφρώς χαοτική διαδικασία ενσωμάτωσης, όταν οι εργαζόμενοι δεν είναι σίγουροι ποιες πληροφορίες χρειάζονται, συχνά κάνουν λάθη και σπάνια ξέρουν πού να απευθυνθούν για να λάβουν βοήθεια.

Συγκεκριμένα, τα chatbots είναι απίστευτα υπομονετικά, μπορούν να είναι διαθέσιμα 24 ώρες το 24ωρο, 7 ώρες το 24ωρο και να μην ξεχνάτε ποτέ πού αποθηκεύονται τα πράγματα ή πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στις σωστές πληροφορίες.

Φανταστείτε, λοιπόν, έναν νέο υπάλληλο που δυσκολεύεται να εργαστεί μέσω μιας διαδικασίας εγγραφής παροχών. Για αναφορά, μια πρόσφατη μελέτη έδειξε ότι μια κακή διαδικασία εγγραφής στα επιδόματα θα μπορούσε να προκαλέσει το 60% των υποψηφίων να αναζητήσουν νέα θέση εργασίας. Αντί να συνεχίσουν να δίνουν ερωτήσεις ή αιτήματα για επανάληψη πληροφοριών σε μια ομάδα ανθρωπίνων πόρων με ερωτήσεις ή αιτήματα για επανάληψη πληροφοριών, τα chatbots μπορούν να εκπαιδευτούν ώστε να κατανοούν απλές ερωτήσεις (μέσω της διαδικασίας επεξεργασίας φυσικής γλώσσας ή NLP) και είτε να τις απαντούν απευθείας είτε να καθοδηγούν έναν υπάλληλο σε πληροφορίες που βοηθούν τους.

Το πιο σημαντικό για τον εργαζόμενο, δεν έχει νόημα να «κάνει μια ηλίθια ερώτηση» που μπορεί να προκαλέσει άγχος σε μια ήδη αγχωτική κατάσταση — ειδικά σε μια στιγμή που έχουν κίνητρα και προσπαθούν να αποδείξουν ότι ανήκουν σε έναν οργανισμό. Θα πρέπει να είναι ο οργανισμός που καλλιεργεί την αίσθηση του ανήκειν.

Ζώνη χωρίς κρίση

Τα chatbots, πρέπει να πούμε, μην κρίνετε. Έτσι, αν ένας νεοπροσληφθέντος υπάλληλος χρειαστεί να ελέγξει ξανά τις ίδιες πληροφορίες, για δέκατη φορά, στις 3 τα ξημερώματα της Κυριακής, δεν πειράζει. Το chatbot είναι περισσότερο από πρόθυμο να βοηθήσει. Και δίνοντας τη δυνατότητα στον εργαζόμενο να «αυτοεξυπηρετείται», να έχει τον έλεγχο του μεγαλύτερου μέρους της διαδικασίας, παρέχοντάς του ένα εργαλείο για να βοηθήσει στην πλοήγηση στις περιπλοκές της εγγραφής και της επιβίβασης, αισθάνονται πιο σίγουροι ότι πήραν τη σωστή απόφαση για την απασχόληση — με πολύ καλύτερη συνολική εμπειρία για αυτό.

Είναι αρκετά ενδιαφέρον ότι η ίδια η διαδικασία αντιμετώπισης επαναλαμβανόμενων ερωτήσεων είναι από μόνη της πολύτιμη. Με την ανασκόπηση των αλληλεπιδράσεων μεταξύ νέων προσλήψεων και chatbot, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να εντοπίσουν περιοχές όπου εμφανίζεται τακτικά σύγχυση και να τις αντιμετωπίσουν προληπτικά. Με απλά λόγια, η εισαγωγή του εργαλείου τεχνητής νοημοσύνης όχι μόνο μειώνει το άγχος αυτού του εργαζομένου, αλλά επιτρέπει στην ομάδα επιβίβασης HR να βελτιώσει τις πληροφορίες που παρέχει. Αυτό με τη σειρά του μειώνει τους στρεσογόνους παράγοντες για τους μελλοντικούς εργαζόμενους.

Δεν θα πρέπει λοιπόν να αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι τα εργαλεία AI μπορούν να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα της ενσωμάτωσης.

Η τεχνητή νοημοσύνη ως “go-to”

Η εγγραφή σε μια εταιρεία παρουσιάζει μια σειρά από εμπόδια διαδικασίας και πληροφόρησης για έναν νέο υπάλληλο. Πότε είναι οι συναντήσεις που πρέπει να παρακολουθήσω; Ποιο είναι το σημείο επαφής μου για αυτή τη διαδικασία; Σε ποιον άλλο πρέπει να συστηθώ; Τι γίνεται αν έχω προβλήματα με τον εξοπλισμό μου; Και ούτω καθεξής.

Αυτά τα προβλήματα τείνουν να φτάνουν στην πόρτα του διευθυντή με μια αδυσώπητη, αν και καλοπροαίρετη, παλίρροια email, άμεσων μηνυμάτων και μερικές φορές πανικόβλητες τηλεφωνικές κλήσεις. Ωστόσο, για άλλη μια φορά, τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης δεν μπορούν μόνο να λειτουργήσουν ως «go-to» για ad-hoc έρευνες, αλλά να διαμορφώσουν και να οδηγήσουν ενεργά την ίδια την εμπειρία ενσωμάτωσης. Έτσι, όχι μόνο μπορούν να ανταποκριθούν σε μια νέα πρόσληψη, αλλά μπορούν να αναλάβουν και να οδηγήσουν τη διαδικασία όταν χρειάζεται.

Φανταστείτε έναν νέο υπάλληλο που μόλις ολοκλήρωσε την εκπαίδευση προσανατολισμού. Ένα εργαλείο που βασίζεται στην τεχνητή νοημοσύνη, γνωρίζοντας ήδη την τυπική διαδρομή για αυτόν τον ρόλο, μπορεί να προσεγγίσει και να προτείνει (και ακόμη και δράση) συναντήσεις γνωριμίας, να επιβεβαιώσει ότι ο υπάλληλος είναι καλά και να προτείνει την παρακολούθηση της εκπαίδευσης.

Αντί για μια προσέγγιση που ταιριάζει σε όλους, τα εργαλεία που βασίζονται στην τεχνητή νοημοσύνη μπορούν να εξατομικεύσουν την ενσωμάτωση για να ανταποκρίνονται στις ανάγκες και την πρόοδο αυτού του ατόμου, ενώ συγκεντρώνουν πληροφορίες για τη συνολική διαδικασία, ώστε να μπορεί να βελτιωθεί στο μέλλον. Σε κάθε βήμα, οι βοηθοί τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να ανταποκριθούν όπως χρειάζεται και να καθοδηγήσουν όπου χρειάζεται.

Πλάσματα της σύνδεσης

Τότε, μπορούν τα εργαλεία AI να κάνουν τη συνολική διαδικασία πιο ανθρώπινη; Αυτό είναι το πιο ισχυρό και μετασχηματιστικό όφελος από τη χρήση βοηθών που βασίζονται σε AI σε εκείνες τις κρίσιμες πρώτες μέρες. Όχι για να μεταμφιεστεί ως AI-in-human-dressing, αλλά μάλλον για να λειτουργήσει ως ένας ακούραστος και ενημερωμένος βοηθός. Απλώς λόγω της ύπαρξής του, η τεχνητή νοημοσύνη αποδεσμεύει τόσο τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού όσο και τους διευθυντές από χρονοβόρες επιχειρησιακές εργασίες.

Επιτρέποντας μια εμπειρία αυτοεξυπηρέτησης, αν και καθοδηγούμενη και δομημένη, η τεχνητή νοημοσύνη απελευθερώνει επαγγελματίες ανθρώπους να κάνουν αυτό που κάνουν καλύτερα: Συνδεθείτε. Αυτό τους επιτρέπει να έχουν το χρόνο να κάνουν check-in, να έχουν προσωπικές συζητήσεις και να είναι συνεργάτης και φιλόξενος φίλος. Αυτό γίνεται χωρίς να βλέπει τις ώρες των συναντήσεών τους να καταναλώνονται από ερωτήσεις σχετικά με τις διακοπές της εταιρείας ή λεπτομέρειες σχετικά με τα οφέλη υγειονομικής περίθαλψης.

Είμαστε, στον πυρήνα μας, πλάσματα της σύνδεσης. Εάν οι νέοι υπάλληλοι αισθάνονται ότι υπάρχει ένα άτομο με την ενέργεια και το χρόνο να κάνει συνδέσεις, να απλώσει το κενό και να γεφυρώσει το χάσμα με τη ζωτική σπίθα της ενσυναίσθησης, η εμπειρία της ενσωμάτωσης μεταμορφώνεται.

Αντί για μια περίοδο άγχους και σύγχυσης, ένας νέος υπάλληλος μπορεί να συγκεντρώσει τις πληροφορίες που χρειάζεται, να αποκτήσει πρόσβαση στα εργαλεία και την εκπαίδευση που θα θέλει και να αρχίσει να νιώθει μέρος της ίδιας της ανθρώπινης επιχείρησης που είναι, στην καρδιά της, κάθε επιχείρηση.

Με τη δυνατότητα της τελευταίας τεχνολογίας, βρίσκουν, όπως η φιγούρα του Αδάμ στην οροφή της Καπέλα Σιξτίνα, ένα χέρι που τους απλώνει όταν το χρειάζονται περισσότερο.

Ο Geoff Webb είναι αντιπρόεδρος στρατηγικής λύσεων στο απομονωμένη